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【问答人力共享I】高屋建瓴 选型技术 推动人力数字化
2018-5-3
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        作者:薛敏辉 用友云人力服务共享专家

引言:人力资源共享的概念,在中国已经发展了十多年,从2018年开始,伴随着信息技术的更迭速度加快发展,愈加获得更多企业的青睐。同时,“数字化HR”的新一轮人力资源管理变革热潮袭来,如何发挥人力资源共享的价值,成为了新的热点议题。

用友云人力服务的专家从企业搭建人力资源共享服务中心过程中的常见困惑和建设难点入手,结合用友为企业服务过程中的经验和思考,推出《人力共享服务“一问一答”》,以梳理人力资源共享服务一些典型的问题和解决方案建议,希望对企业有所启发。

第一季,我们将结合构建人力共享服务的目标、需具备的基础和使用的相关技术进行解答。

明确目标 有的放矢

【问】越来越多的企业对人力共享非常感兴趣,也想马上上一套人力共享服务平台,但具体到预期目标是什么,多数企业的认知还不够全面,没有做到有的放矢。

企业说:“我们企业成立共享服务的初衷是降低运营成本、缩减HRSSC人员编制、提高员工满意度。”

企业说“我们去华为、京东学习过,他们的人力共享服务大厅非常棒。我们也想建共享服务中心,现在共享服务大厅的地址已经选好了。”

企业说:“我们企业的人力共享中心的服务比达到1:500,但共享中心的人员压力很大,流失率居高不下”

【用友洞察与分析】:目前市场上不同企业对于共享服务的理解千差万别,共享模式也百企百态。这个恰恰反映,共享服务对于企业来说是一次管理创新的尝试,本无标准答案可直接复制。从共享服务的初衷来讲,通过共享实现降本增效、员工满意度提升是业界公认的,再到共享大厅带来的高体验,也都是企业愿意尝试的。但因为缺乏整体规划,导致具体实施时的阶段性预期不明确,既没有带来价值实现的成就感,反而因为各种并发症变得更痛苦了。

【用友经验与建议】:人力共享服务模式的搭建,需要从推动企业人力资源战略转型、人力资源价值提升出发,明确人力共享中心履行的职能、服务模式,保持与企业战略的一致性。

主要解决思路:

全面诊断,摸清痛点。通过访谈、调研、对标等方式,摸清管理痛点和需求期望,设定具体目标。更重要的是,明确现状和目标间的差距及实现步骤。

明确定位,构建模式。搭建共享服务模式常见的升级模式设计,是该阶段的重点,也是重要产出。可通过工作坊的形式,达成一致,明确定位。通过流程框架梳理和职责梳理,明确共享服务的范围和职责界面切分。

整体规划,绘制路径。通过全面调研和模式设计,对企业想要建成什么样的人力共享服务中心已经有了相对清晰的认识,接下来需要做的是将需要做的所有动作写下来,算算账(投入产出分析)、排排序,制定一个整体的1~3年规划吧

有标准化 才有基础

什么才是搭建人力共享服务的基础呢?流程标准化和数据标准化是共享服务的基础准备,也是共享服务建设过程中的重点和难点。标准化工作做好了,预示着共享服务搭建已经具备了成功的基础。

企业说:“我们对纳入共享服务范围的流程进行了梳理,但和其他部门的协作梳理主要是审批流。其他协作主要是线下完成。”

企业说:“我们已经把发薪流程纳入HRSSC,目前主要是根据实际业务操作。不同单位的薪酬结构、发薪时间差别都比较大,很难集中处理。”

企业说:“从应用上,提取报表缺乏灵活性、便捷性。系统使用起来不灵光,人们的抱怨开始多了起来,恶性循环,现在的系统成记录结果的数据库,只为了应付管理考核。”

【用友洞察与分析】:从表象来看,这里提到的职责切分、业务复杂多样、系统支持不力,但究其根因,还是因为基础的前期梳理工作不足引发的。因为适合纳入共享服务范围的流程有易标准化、量大而可重复、可量化的特点。

【用友经验与建议】:对人力资源的业务流程进行端到端梳理,同时考虑业务流程标准化、流程表单标准化、信息标准化内容。在具体落地阶段,可以根据流程成熟度分批纳入共享范围。

主要解决思路:

业务流程标准化。从流程框架出发,打通流程与流程之间的壁垒。具体流程设计时,先设定流程图绘制规范,重点关注角色、关键步骤、表单、审批流四个方面的理顺。比较经典的流程优化原则“ESIA”,清除、简化、整合、自动化,供参考。

流程表单标准化。设计思路是在满足管理规范要求和信息传递的基础上,实现表单合并、统一,消除冗余表单,为实现流程的数字化和自动化做准备。建议表单管理做为单独的管理项,和流程、系统需求做关联管理。

数据标准化。无论是基于加强管控,还是实现数据驱动,HR数字化管理实现的第一步就是数据标准化。建议企业从组织、岗位体系、薪酬体系、人才盘点、常见报表和预测模型方面进行分项梳理。从现状出发,满足现状、提取共性,充分考虑使用习惯和数据统计便捷性。

如何选型技术和产品?

共享服务平台的搭建,核心是什么系统,需要哪些技术,有哪些成熟的产品可以选购呢?

企业说:“我们的共享服务中心已经成立,现在的主要问题是需要一套成熟的信息系统把我们HR人员从事务性工作中解放出来。”

企业说:“我们的人力资源系统友好性弱,用户体验差。即使是简单的简历查询也需要不断切换页面。”

企业硕:“我们目前的系统支持比较弱,很多统计数据从系统出不来,大量的工作都是在线下完成的。”

【用友洞察与分析】:多数企业还处在共享服务转型的初级阶段,共享平台的搭建相对滞后。同时,原有系统的体验度低、应用程度不够、系统割裂度高,也是企业普遍存在的核心问题。

【用友经验与建议】:站在共享平台使用者的角度,转变设计思维来设计企业共享服务平台。按照新的人力资源应用架构,搭建全渠道、微服务、大平台的人力资源服务体系。当然,要大胆尝试各类创新型“黑科技”。

  主要解决思路:

1,全渠道接入,统一服务入口:整合门户、移动APP、邮件、微信等服务渠道,建立统一的服务入口。取代原有的独立的各类系统单独登入的方式,用单一的企业级APP取代多个服务APP。

2,微服务模式,针对不同用户群提供高感知度用户服务:识别不同用户群的关键价值诉求、匹配人力资源相关活动中的关键活动。

 员工层面,贯彻员工全生命周期的场景化功能设计。如移动签到、制度咨询、自助查询和请假申请等。

HR层面,简单、易操作的工作管理界面。如可定制化的工作台界面,流程可视化过程跟踪、灵活的员工档案查询等。

管理者层面,一目了然的管理驾驶舱。如日常团队管理和动态人才分析。

3,集成内容与运营为一体的智能化管理平台:做为支撑前台微服务的后端管理平台,建议企业从内容实现和服务运营两方面同步建设,即对原有的eHR核心系统进行改造升级,同时全新搭建共享管理平台。

eHR核心系统,满足管理需求,随需灵活扩展支持共享服务模型的系统功能。

共享管理平台,包括工单管理、流程引擎、知识库、SSC运营分析、系统集成平台等,对前台服务进行监管、数据管理、数据分析。

4,创新性的数字化管理手段应用:同时提高效率和用户体验的各类新兴技术应用,陆续在市场上出现。这里推荐给大家几种技术相对成熟、广受企业青睐的“黑科技”。

机器人与流程自动化技术(RPA),利用图形用户界面(GUI) 而非传统的系统 API,替代人来实施基于规则的高重复性工作的程。不仅仅实现效率提升,而且提高了流程质量,保证数据的一致性和可靠性。

智能机器人,基于智能机器人的知识库系统,7*24小时不知疲倦的提供用户服务,助力人力资源工作者从重复性繁琐事务中解脱。常见的机器人还有社保网申机器人、领导秘书机器人等衍生物种。

劳动合同电子化,在劳动法、劳动合同法、电子签名法中均明确获得法律效力的前提下,在企业中得到了深入应用。从成本、效率、安全方面,较纸质合同来说,均具有明显优势。

【关于用友云人力服务】

用友云人力服务依托70多家海内外分支机构及1000多人的HR专业团队,20多年间服务了3000余家大型集团企业,服务覆盖30多个省区及海外,构建起中国最大的人力资源管理信息化服务体系,并连续多年稳居中国人力资源管理软件市场占有率第一,成为中国人力资源管理软件第一品牌。用友云人力服务以“赋能员工、激活组织”为核心理念,围绕核心人力管理、劳动力管理、人才管理、共享服务、员工服务、人力决策分析,形成新时代一体化人力资本服务解决方案。打破组织边界,协同个人发展与组织发展,提升团队生产力,推动企业持续创新,健康发展。

人力资源共享服务做为新的服务重点,我们提供:

· 整体规划:
全面诊断、战略定位、服务模式规划、IT规划

· 服务模式设计:
流程优化、组织岗位设计、选址分析、IT功能点设计

· 实施落地:
变革辅导、系统实施、落地推广
 
 
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