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福利传播中的隐藏价值:
与员工沟通的重要注意事项
2010-11-17  字体 

针对企业和员工的特定情况,雇主必须选择合适的沟通方式。一直以来,沟通常常是强制的、常规的,让其潜在价值无法实现。而认识到沟通价值的人力资源负责人开始寻找能释放价值的工具,希望能加强公司的凝聚力,改善企业文化。福利传播——如果处理妥当——可创造差异,提高员工的满意度和士气,减少离职率,改善福利计划的参与度,不仅让资产负债表上的数字更加亮丽,也能实现以人为本。

要释放福利传播的威力,并不需要高成本、复杂的印刷材料或推出复杂的计划,也不需要聘用更多员工花更多时间与员工和计划承运商打电话。企业可通过在员工需要的时候使用员工希望的方式传递信息,从而最大限度扩大福利传播的价值。

本文对福利计划中所用的典型传播方式的有效性进行了探讨,涉及如何通过多种传播方式及何时、何地进行传播来发现多种隐藏的价值,加强公司的凝聚力。

在与员工沟通中有哪些潜在价值?

事实是,员工希望企业与他们沟通,而企业若能就福利项目正确沟通,那么企业将从中受益。还有哪些传播能比得上这个已有的渠道能有机会与员工建立更牢固的关系呢?企业需要传播福利信息——而通过良好实施,那么可间接服务好企业的多个目标。

提高员工满意度,减少离职率

研究显示,员工如果觉得公司非常擅于沟通,那么将会减少主动寻找其他工作。Mercer人力资源咨询公司在2002年对2,600名代表性的员工展开了调查,发现:

“如果企业就影响员工的事情积极与员工沟通,那么这些员工中只有15%的人表示他们正在认真考虑离开其公司,只有6%的人表示她们对其公司不满意。对于不积极与员工沟通的企业,41%的员"FZ在考虑辞职,42%的员工表示对公司不满意。”

不少研究也发现,提高员工满意度和公司的士气与提高生产效率是等同的。专注于福利传播最佳实践,可打造高效、忠诚的劳动力团队,让员工忠于自己的角色及其公司。

提高福利计划参与度

灵活支出帐户同其他各种福利计划,是全面的福利项目的重要组成部分。提高这些计划的参与度可创造巨大优势——既为企业也为个人。员工参与这些计划的水平将直接影响到企业和个人节税的多少。建立有效的沟通策略,已经被证明能提高总体参与度,进而减轻企业税务总负担。

为什么福利传播非常特殊?

能实施战略性员工沟通的企业已经看到成果,且是可量化的,能显著改善结果。在2003年,IABC国际会议的一项演示中,认证的企业传播专业人士She,Holtz表示,不少企业发现将员工沟通与战略目标结合起来,量化传播战略影响其员工有效性,这有助于实现企业目标。Holtz介绍说,传播中的内容(由具备扎实知识的提供商提供)如果值得信任,质量高,那么将有助于提高员工的敬业度。他认为,信任是影响工作满意度的最大单一指标。

这预示福利传播大有潜力可挖,因为福利信息是最值得信赖的。Towers Perrin公司在2003年对1千名员工展开调查,结果显示福利传播是信任的理想渠道。调查发现,大部分的受访者(64%)认为,在其公司的所有传播中,福利传播是最开放、最诚实的(参看表1)。在同一调查中,员工还认为薪酬和福利传播的理解度量高。

这些发现不仅强调了福利传播的重要性,还加强了其应该上升到战略地位的观点。为了获得最多隐藏的价值,公司必须设计战略,创造渠道,不仅能向员工传递想要其知道的信息,还要传输员工需要了解的、可加强公司文化的信息。当企业提供适当的传播方式,让知识的转移尽可能轻松,所获得的成果最有效。

 


可以预见,并不是每个人都适合于通过同一方式开展福利传播。进一步使问题复杂化的是,人们往往也不希望在每种场合中都使用同一方式传播。员工认为,传播方式取决于信息需求或当时所强调的“事件”。

只要有可能,公司都应该确定员工的偏好。不少员工满意度调查涉及了员工的传播偏好,而Towers Pe…n全国性的人力资源调查发现了当前的趋势。员工确实有传播偏好——他们高度信任那些和工作相关的信息源,其主管或经理是第一选择,占受访者的37%,而在前三位的排名中共有75%的受访员工选择了他们。
当然,为所有员工根据其偏好提供传播方式这种成本高昂,但对于想要培养忠诚度的企业可考虑选择多种方案。雇主需要提供组合的传播方式,并以大部分员工想要的方式传播,以此培养忠诚度,为公司目标提供支持。

经理不能“一手遮天”

就目前来看,员工倾向于面对面的沟通,不喜欢书面形式的沟通。大多数经理同意在其职位描述中,与其员工面对面地讨论薪酬和绩效问题是职责之一。



不过,即使员工可能更喜欢与经理面对面的传播方式,但这种方式不利于大规模的福利传播。

典型的福利传播方式

有一些媒介可用于福利传播,每种方式都有其优点和缺点。



平衡选择标准

除了员工偏好,企业在选择和创建有效的员工福利传播工具和渠道之前还必须考虑其他因素
包括:


在正确时间应用正确组合,最大限度发现隐藏的价值

为了吸引虽优秀的员工,创造竞争优势,公司除了提供更高工资外,还在寻找其他方式,如更全面的福利组合。因此,训练有素的福利专员虽然可以管理标准的福利项目,但这还不够,今天需要的不是标准福利产品,而是复杂、全面的项目。企业发现,  在员工的职业周期中,员工会在某个时间段特别关注某几点,并索取相应的信息,而这往往要求为这个高峰时段借用其他资源。在许多情况下,为了服务于这些重要的传播时段,人力资部门需外包若干个职能,需要[临时工作人员充实队伍,最新的情况是需要添加自动化的传播渠道。

研究雇佣周期的重点环节,发现隐藏的价值

1. 新员工. 成功的招聘流程需要一个热烈的欢迎,而这通过面对面的交流就可完成,而这也是企业让员工对未来充满信心,创造满意的工作体验的良好机会。印刷版的规划必须提供,但是如果之后会有福利传播方式跟进的话,可只提供法律规定必须要有的项目。尽管面对面的会谈需要每名员工配备一名人员进行沟通,但是这种方式将让新员工获得良好的第一印象,获得良好回报。

2.公开申请.这是全年咨询信息的高峰时段,可通过各种传播方式与员工沟通。有效的公开
申请战略基于传播的效率,资源和材料的成本,法律要求,满足截止时间的要求,避免重复工作。如果尚未规划外包,那么企业必须寻找能精确采集员工选择计划的数据的途径,以简化福利管理——不应该在独立的系统中反复输入数据。能提高员工满意度和信任度的传播方式组合为:印刷、在线信息、自助服务形式的在线输入,以及IVR电话信息服务。

3.新福利规划或新承运商. 新福私蛾丸或舒捧运海  这种事件对同一类的信息需求量很大,公开申请都遵循相同的指导。但是,传播的规模可以适当缩减。同样,可为员工提供组合的传播方式,为员工提供便利,扩大规划的撞受度和参与度,减少福利工作人员的部分压力。

4.福利索赔. 对于参与福利计划的人而言,最烦恼的就是为福利计划付出了不少,却感觉到没有得到很好地回报。保险条款和条件可能非常混乱,索赔过程令人沮丧。员工常常碰到的钉子就是,当他们需要与知道系统、能提供帮助的人交流时却找不到相应的人。公司可在整个过程中提供”站在员工一边”的人,在整个索赔过程中提供指导。这一倡导型服务通常可由训练有素的呼叫中心或指定的福利专家来完成。

5. 生活事件的变化. 这将涉及处理纸质文件,或需致电人力资源部相应的人员以更新记录。借助互动的自助服务,无论是在线服务还是lVR,个人数据都可轻松输入数据库,无需求助人力资源部的人员,无需影响人力资源部的优先事件。员工有被赋予责任的感觉,能用最少的工作量完成任务,并且对其当前的记录充满信心。

6.退休服务. 为退休而储蓄,这对企业大部分员工都是非常重要的。参与退休计划能让员工对未来觉得安全,并且现在能对企业保持极高的忠诚度。在这些计划的传播中,可显著扩大隐藏的价值。声明可以印刷或在网络上以加密发布的形式提供。网络出版能节约制作成本。无论企业的规模,无论投资环境,员工都会认真研读这些声明,这将加强员工的忠诚度,提高其对这些重要计划的知识和理解能力。

7.福利信息的新流程. 这里所说的价值取决于变化的是什么。如果新的在线服务被引入,或者新的外包商被采用,那么可推行全面的传播活动,以获得员工的支持,进而改变员工的行为。结合各类传播组合,可提高传播的效力,甚至可能为高价值的项目带来火花,提高员工参与的兴趣。

8.总报酬声明. 这些声明可拓宽员工的视野。这可把员工的报酬和福利量化为总金额,加强其在公司内的自我认可,进而提高敬业度。大部分总报酬声明以打印形式提供,让员工能轻松查看记录,但也可在线加密提供。

9.当员工有问题. 无论使用内部人员或外包呼叫中心的代表,员工都需要从训练有素的员工中获得关于公司计划、规定和环境的答案。这在公开申请阶段可能会有咨询高峰,但是当问题出现或事件发生时可能会持续全年。结合印刷和在线信息,再加上个人到个人的电话资源,就可以满足这方面的需求。服务的质量和可用性就是潜在的隐藏价值所在。

10.终止合同/裁员. 与离职员工的沟通必须是完整的、合规的、易于理解的。在某些情况下,面对面的交流是常见的,但为了满足合规要求,印刷材料往往是最佳方式。印刷材料提供了持久的纪录,能削弱进一步接触的需要,同时能专业地服务于前员工。


利用隐藏价值的价值

福利传播的质量非常重要,但合理安排也至关重要。表3显示,为服务员工——以及企业——可组合应用哪些传播方式,并且不会显著增加成本或工作量,企业可在各个时间段满足其员工的需求,挖掘出福利传播中大部分隐藏的价值。





 

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